Technology Planning Coordinator Nederland

What are we looking for in our Planning Coordinator Nederland?

Vacature: Planning Coördinator Nederland

Als Planning Coördinator ben je verantwoordelijk voor de efficiënte planning en coördinatie van vergaderingen en reizen binnen ons bedrijf. Je werkt nauw samen met uitvoerende personen, ABP's en andere belanghebbenden om ervoor te zorgen dat alle afspraken soepel verlopen en aan de vereisten voldoen.

Verantwoordelijkheden:

-       Onderhoud van de agenda: Je controleert dagelijks de aanwezigheid bij vergaderingen, zorgt ervoor dat de juiste personen accepteren en volgt op met degenen die niet kunnen deelnemen om een vervanger aan te wijzen. Daarnaast zorg je voor de juiste grootte en locaties van vergaderruimtes en zorg je ervoor dat de vergadercontext en eventuele links/bijlagen in de agendavermeldingen staan.

• Audit en optimalisatie van de agenda: Je voert regelmatig audits uit om de tijdsindeling van de agenda te beoordelen en stelt verbeteringen voor. Je maakt analyses van vergaderingen en implementeert een vergadertracker om terugkerende vergaderingen efficiënt te organiseren. Daarnaast zorg je voor een juiste kleurcodering van vergaderingen.
• Agenda coördinatie: Je werkt samen met uitvoerende personen, ABP's en andere aanvragers om vergaderingen in te plannen en te coördineren. Je zorgt ervoor dat vergaderingen tijdig worden bevestigd en volgens de juiste instellingen worden ingepland.
• Toewijzen van gereserveerde geblokkeerde tijd: Je blokkeert de agenda van uitvoerende personen voor focus, werk en e-mail-controle op basis van hun instructies en beschikbaarheid.

Daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor het plannen en coördineren van reizen. Je werkt samen met uitvoerende personen om hun reisvoorkeuren en -eisen te begrijpen, boekt vluchten, accommodaties en vervoer, en zorgt voor een soepel verloop van de reis. Je beheert ook de uitgaven door het controleren van declaraties en het zorgen voor naleving van bedrijfsbeleid en richtlijnen. 

Kwalificaties:

• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd te beheren.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om effectief samen te werken met verschillende belanghebbenden.
• Probleemoplossend vermogen en oog voor detail.
• Bekendheid met agenda- en planningssoftware.
• Ervaring met het boeken van reizen en het beheren van uitgaven is een pluspunt.

Wij bieden een dynamische werkomgeving en de mogelijkheid om samen te werken met professionals binnen ons bedrijf. Daarnaast ontvang je een competitief salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden. Tevens kom je te werken bij een van de grootste Tech bedrijven ter wereld.

Indien je interesse hebt in deze functie, stuur dan je cv naar eddy.konu@russelltobin.com. We kijken ernaar uit om van je te horen!